Arrêtez de courir après vos factures. Commencez à être payé à temps.
Collection Tracker transforme vos factures impayées en dossiers de recouvrement, envoie la bonne relance au bon moment depuis vos propres boîtes mail, et ramène chaque réponse client dans son dossier. Promesses, échéanciers et litiges sont suivis jusqu'à l'encaissement, un score de risque paramétrable indique à votre équipe par où commencer, et vos clients disposent d'un portail pour s'engager sur une date ou demander un échéancier. Votre équipe ne traite que ce qui a vraiment besoin d'un humain.
Vos créances en un coup d'œil
L'application Recouvrement s'ouvre sur un tableau de bord : montant en retard, encaissé sur la période avec sa tendance, montant à risque, DSO face à votre objectif, dossiers à relancer aujourd'hui, relances à valider, réponses clients, facturé contre encaissé sur 12 mois, la balance âgée, les plus gros débiteurs en retard et les retards par gestionnaire. Chaque chiffre, barre et ligne ouvre les enregistrements correspondants.
- Toute période : aujourd'hui, cette semaine, ce mois, ce trimestre ou cette année, les 30, 90 ou 365 derniers jours, ou vos propres dates, comparée à la période précédente
- Tous les dossiers ou les miens : un clic bascule tout le tableau de bord sur les dossiers du gestionnaire qui le consulte
- Objectifs : plus haut ou plus bas c'est mieux, le chiffre passe tout seul au vert ou au rouge, comme le DSO
36 tuiles prêtes. Ou créez les vôtres.
Cliquez sur Personnaliser : déplacez les tuiles par leur poignée, changez leur largeur, masquez celles dont vous n'avez pas besoin, et ajoutez une tuile depuis la galerie : 22 indicateurs, 8 graphiques et 6 classements. Besoin d'autre chose ? Une tuile personnalisée compte, additionne ou fait la moyenne de n'importe quel champ des dossiers, factures, paiements, relances, promesses, litiges ou échéanciers, avec votre filtre et votre regroupement. La disposition de chaque utilisateur lui est propre.
- Indicateurs : encours, retard, plus de 90 jours, taux de recouvrement, DSO, promesses à échéance sous 7 jours, promesses non tenues, montant en litige, taux de réponse…
- Graphiques et classements : balance âgée, facturé contre encaissé, carte de chaleur, plus gros débiteurs, risques les plus élevés, prochaines relances, dernières réponses
- Pour toute l'équipe : les managers ajoutent une tuile pour tous, publient leur disposition par défaut ou restaurent les tuiles par défaut
Chaque nuit, un dossier par débiteur
Chaque nuit, les factures clients ouvertes sont regroupées en un dossier par débiteur, client facturé et société, avec montants, ancienneté et risque ; les dossiers payés sont soldés et archivés d'eux-mêmes. Suivez-les sur un kanban par étape, de « À relancer » à « Soldé » : la barre de couleur montre la répartition des risques et le montant de chaque colonne, les cartes affichent le retard, les factures ouvertes, une promesse en cours, un litige ouvert ou des relances en pause.
Un assureur, une maison mère ou un organisme financeur paie la facture ? Indiquez-le comme débiteur de recouvrement sur la facture : les relances lui sont adressées, dans un dossier séparé pour chaque client facturé.
Tout sur un débiteur, sur un seul écran
Reste à payer avec une barre d'encaissement, montant en retard et retard maximal, montants promis et en litige, score de risque et ancienneté en haut. Les factures en dessous, chacune pouvant être exclue des relances avec un motif. Puis l'historique de chaque relance, appel et réponse, les promesses, litiges et échéanciers, le détail du risque, les notes internes et toute la conversation dans le chatter. Les paiements enregistrés mais en attente du rapprochement bancaire sont déjà déduits.
- Actions en un clic : envoyer une relance, enregistrer un appel avec son résultat, noter une promesse, créer un échéancier, ouvrir un litige
- Maîtrisez les relances : choisissez le scénario et la boîte mail du dossier, voyez la prochaine relance, jouez-la maintenant, mettez en pause ou reprenez
- Depuis la facture aussi : un bouton Recouvrement sur chaque facture client validée ouvre son dossier, synchronisé sur-le-champ
La bonne relance, à J+N
Un scénario est une liste d'étapes : à J+5 un email aimable, à J+15 une deuxième relance, à J+25 un appel planifié pour le gestionnaire, à J+30 une dernière relance, à J+45 une mise en demeure en courrier PDF.
Chaque étape peut utiliser sa propre boîte mail (une boîte « juridique » pour la mise en demeure), faire passer le dossier à une étape d'escalade, et elle est sautée tant qu'une promesse de paiement est en cours. Deux scénarios sont prêts (Standard et Comptes clés) ; créez-en autant que nécessaire et choisissez-en un par dossier.
Des emails et des courriers qui s'écrivent tout seuls
Cinq modèles sont prêts : relance aimable, deuxième relance, dernière relance, relevé de compte et mise en demeure. Insérez le montant en retard, le tableau des factures en retard, une date limite de paiement ou le lien vers le portail client ; joignez le PDF des factures ou un relevé de compte. Les relances sont rédigées dans la langue du client.
Automatique, mais jamais hors de contrôle
Toutes les heures, le moteur joue les étapes dues des scénarios. Avec Valider avant envoi (activé par défaut), il n'envoie rien : il prépare les relances dans une file d'attente. Relisez-les, modifiez-les si besoin, puis sélectionnez-les et envoyez-les en un clic, ou annulez-les. Quand vous avez confiance dans vos scénarios, désactivez la validation.
Des garde-fous partout : relances automatiques désactivées à l'installation, montant minimum de retard et délai de grâce, aucune relance sur un dossier en litige, en pause ou pour un client marqué « Pas de relance automatique ». Une relance en échec est tracée sur son dossier et n'arrête jamais les autres.
Vos propres boîtes mail, entièrement maîtrisées
Une ou plusieurs boîtes par société (« Comptabilité clients », « Service juridique »…), utilisées par l'étape, le modèle, le dossier, le gestionnaire ou par défaut. Chacune règle tout l'envoi : adresse et nom de l'expéditeur, serveur sortant, destination des réponses, adresses toujours en copie, le commercial ou le gestionnaire en copie, une copie d'archive invisible et une signature qui peut utiliser les champs du dossier.
- Politique d'envoi : jours et heures dans le fuseau horaire de votre choix, et une limite quotidienne pour protéger la réputation de votre domaine
- Mode test : chaque email est redirigé vers une adresse de test, avec les vrais destinataires indiqués en haut
- Contrôles intégrés : email de test, test des serveurs sortant et entrant, relève de la boîte ; envois, réponses et échecs sur 30 jours
Les réponses reviennent. Toutes seules.
Une réponse à une relance arrive sur son dossier, quelle que soit l'adresse à laquelle elle a été envoyée, dès qu'Odoo la récupère (serveur entrant ou alias). Les autres emails reçus par la boîte sont rattachés au dossier ouvert de leur expéditeur ; les autres attendent en Non rattachés que quelqu'un les rattache. Quand un client répond, les relances du dossier se mettent en pause (7 jours par défaut), le gestionnaire reçoit une activité et le dossier peut passer à « Réponse du client ».
- Règles de mots-clés : « Déjà payé », « litige », « nous allons régler la semaine prochaine » ; elles étiquettent le dossier, le mettent en pause, le déplacent, ouvrent un litige ou planifient une activité. Trois règles sont prêtes, en anglais et en français
- Efficacité des relances : chaque relance note quand le client a répondu et quand le premier paiement est arrivé (J+N), pour une analyse par canal et par mois
Promesses tenues, échéanciers suivis, litiges résolus
Un échéancier étale la dette en échéances hebdomadaires, bimensuelles, mensuelles ou trimestrielles. Une fois actif, les paiements reçus du client sont rapprochés automatiquement des échéances, la plus ancienne d'abord ; les échéances en retard sont signalées chaque jour avec une activité pour le gestionnaire, et l'échéancier se termine tout seul.
- Promesses de paiement : enregistrées par le gestionnaire ou par le client sur le portail ; une promesse échue devient tenue si le dossier a été payé, non tenue sinon (étiquette, activité, score de risque plus élevé, reprise des relances)
- Litiges : motif, factures et montant contestés, responsable, documents, décision ; tant qu'un litige est ouvert, le dossier est exclu des relances automatiques
Sachez par où commencer chaque matin
Chaque dossier reçoit un score de risque de 0 à 100, moyenne pondérée de vos critères : retard maximal, retard moyen pondéré par le montant, montant dû, factures ouvertes, relances sans effet, promesses non tenues, litiges ouverts, échéances en retard. Chaque critère convertit sa valeur en points par paliers ou selon une échelle linéaire. Le score donne un niveau de risque (faible, moyen, élevé, critique) selon vos propres seuils.
Un indice de priorité combine l'exposition, le retard et le score de risque selon vos poids, et trie la file de travail de vos gestionnaires : les dossiers les plus gros et les plus risqués d'abord.
Quand ceci arrive, faites cela. Sans code.
Choisissez un déclencheur (dossier créé, changement d'étape, réponse du client, promesse non tenue, litige ouvert, échéance en retard, contrôle quotidien, score de risque au-dessus d'un seuil), filtrez les dossiers avec l'éditeur de domaine d'Odoo, puis agissez : changer l'étape, le gestionnaire ou le scénario, ajouter des étiquettes, mettre les relances en pause, envoyer un modèle, planifier une activité.
Par exemple : tout dossier de plus de 10 000 va au gestionnaire senior.
Vos clients répondent en un clic
Les relances contiennent un lien sécurisé vers un relevé de compte en ligne : montant dû et en retard, factures ouvertes à consulter ou à payer, relevé PDF téléchargeable.
De là, le client s'engage sur une date de paiement (sous 90 jours), demande un échéancier de 2 à 12 échéances, dépose une preuve de paiement ou un avis de virement (10 Mo max) et écrit au gestionnaire. Tout arrive sur le dossier.
Réglez par société, mesurez à votre façon
Dans Paramètres, Recouvrement : relances automatiques, validation avant envoi, destinataires des relances (le client, les contacts de son adresse de facturation ou les contacts marqués pour le recouvrement), montant minimum, délai de grâce, délai de paiement, gestionnaire par défaut, factures publiées sur les dossiers, seuils de risque et objectif de DSO. Chaque paramètre est propre à la société.
- Analyse du recouvrement : tableau croisé et graphique des montants dus par ancienneté, niveau de risque, gestionnaire, étape ou scénario
- Documents PDF : lettre de relance, relevé de compte et balance âgée, imprimables depuis les dossiers
- Sur le client : un onglet Recouvrement avec gestionnaire, pas de relance automatique, contact de recouvrement et score de risque actuel
Pensé pour les chargés de recouvrement
Scénarios de relance
Cadences en plusieurs étapes par email, courrier et appel, par client, avec horaires d'envoi et quotas quotidiens.
Boîtes mail de recouvrement
Une ou plusieurs par société : expéditeur, serveurs sortant et entrant, adresse de réponse, copies, signature, mode test.
Réponses rangées dans leur dossier
Les emails entrants sont rattachés au bon dossier, les relances se mettent en pause et le gestionnaire reçoit une activité.
File de validation
Gardez un humain dans la boucle : les relances attendent une validation, ou partent seules quand vous leur faites confiance.
Promesses et échéanciers
Enregistrez promesses de paiement et échéances ; les paiements sont rapprochés et les promesses non tenues signalées.
Litiges
Suivez les montants contestés avec un motif et un responsable : aucune relance ne part sur un dossier en litige avant sa résolution.
Score de risque et priorités
Des règles paramétrables notent chaque dossier et indiquent à votre équipe par où commencer chaque matin.
Portail client
Relevé en ligne, engagement de paiement, demande d'échéancier et dépôt de documents.
Automatisations sans code
Déclencheurs, conditions et actions : client a répondu, échéance en retard, seuil de score et plus encore.
Chacun à sa place
Consultation
Les commerciaux ou la direction suivent les dossiers et le tableau de bord, sans rien modifier.
Gestionnaire
Travaille les dossiers : relances, appels, promesses, litiges, échéanciers, file de validation.
Manager
Configure les scénarios, modèles, boîtes mail, scores, automatisations, paramètres et le tableau de bord par défaut.
Ferme avec les débiteurs, doux avec vos données
Droits d'accès respectés
Trois niveaux (consultation, gestionnaire, manager) en plus des droits et règles d'Odoo.
Multi-société
Dossiers, boîtes mail, modèles et paramètres sont séparés par société.
Rien ne part par surprise
Les relances automatiques sont désactivées à l'installation, une file de validation et un mode test protègent vos clients.
100 % local
Vos propres serveurs mail, aucun service externe, aucun pistage. Jamais.
Des questions ? Des réponses.
Est-ce compatible avec Odoo Community ?
Oui. Il dépend de Facturation (account), mail et portal : Community, Enterprise, Odoo.sh et sur site. Une version pour Odoo 19 est aussi disponible.
Et avec Odoo Comptabilité (Enterprise) ?
Oui. Les paiements enregistrés mais pas encore rapprochés de la banque sont déduits du montant dû : vos clients ne sont jamais relancés pour une somme déjà payée.
Dois-je créer les dossiers ?
Non. Les dossiers sont créés et mis à jour chaque nuit à partir de vos factures clients validées, et soldés quand tout est payé. Vous pouvez aussi les synchroniser à tout moment depuis la configuration, un dossier ou une facture.
Puis-je utiliser mes propres boîtes mail ?
Oui. Chaque boîte mail de recouvrement a son propre serveur sortant, son serveur entrant ou son alias, son expéditeur, son adresse de réponse et sa signature.
Des relances partiront-elles dès l'installation ?
Non. Les relances automatiques sont désactivées tant que vous ne les activez pas, et la file de validation est active par défaut.
Un tiers paie la facture ?
Indiquez un débiteur de recouvrement sur la facture (assureur, maison mère…) : les relances lui sont adressées, dans un dossier séparé par client facturé.
Qui reçoit les relances ?
L'email du client, les contacts de son adresse de facturation ou les contacts marqués pour le recouvrement, selon le réglage de la société. Si aucun contact ne correspond, l'email du client est utilisé.
Gère-t-il plusieurs sociétés ?
Oui. Dossiers, boîtes mail et paramètres sont propres à chaque société, scénarios, modèles et règles peuvent être partagés ou propres à une société, et le tableau de bord suit les sociétés sélectionnées.
Quelles langues sont incluses ?
Anglais et français. Les relances sont rédigées dans la langue du client, et tout est traduisible avec les outils standards d'Odoo.
Prêt à être payé à temps ?
Installez le module depuis l'App Store Odoo, ou laissez-nous paramétrer vos scénarios de relance et vos boîtes mail.
Une question sur ce module ? Écrivez-nous à contact@nextconception.fr.
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